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La conception d’un Système de Gestion Muséal avec Naoned

La conception d’un Système de Gestion Muséal avec Naoned

Mardi 12 janvier 2016 lors du prochain SITEM (Informations sur l’atelier naoned) de 16h à 16h45, salle Arcole,  Julie Benvenuti, chef de produit musée chez Naoned et Aurélie De Decker, Responsable de la Conservation au Château des Ducs de Bretagne animeront  un atelier sur le thème : « Le système de gestion de collections, un allié précieux au projet de récolement décennal ». Dans cet atelier Naoned et son client présenteront la façon dont ils ont élaboré ensemble un système de gestion de collections muséales adapté entre autres au récolement décennal. Il se trouve que récemment nous avons réalisé une article de fonds avec l’aide de Ludovic Plisson Directeur de l’innovation de Naoned sur la méthodologie mise en oeuvre par l’éditeur nantais dans le cadre de l’élaboration du nouvel outil de gestion et récolement décennal qu’il a mis en oeuvre avec le château des Ducs de Bretagne. Il était donc grand temps que nous vous le présentions ici. Bonne lecture.

La conception du Système de Gestion Muséal du musée d’histoire de Nantes

Éditeur d’une suite logicielle baptisée Mnesys spécialisées dans la gestion et la valorisation des archives permettant de gérer des collections numériques et de créer des portails web à usage interne et externe, Naoned a profité depuis un an d’un partenariat très poussé avec le château des ducs de Bretagne & musée d’histoire de Nantes, pour compléter son offre Mensys Musée avec un Système de Gestion Muséal (SGM) complet, dont le processus d’élaboration mérite à lui seul le détour.

naonedDans le cadre d’un partenariat avec le musée d’histoire de Nantes, l’éditeur de logiciel Naoned s’est engagé depuis plus d’un an à mettre en place une solution numérique de gestion des collections muséales Le tout premier objectif de ce projet est l’accessibilité des collections en interne, en recentrant l’ensemble du personnel autour d’un même logiciel, offrant des possibilités de recherches plus efficaces et fluides dans les collections, afin d’améliorer les workflows internes. Il arrive en effet fréquemment que les musées soient contraints de refaire des cartels lors d’une nouvelle exposition faute de disposer d’un outil informatique centralisé puissant. En outre, ce SGM avait pour second ambition de permettre l’interopérabilité avec un portail web à destination des écoles, les chercheurs, le grand public… La SGM se devait donc d’être la plus modulaire, ouverte et évolutive possible tout en étant compatible avec les outils métiers déjà existants. Ce genre d’outil doit aussi permette de réutiliser plus facilement les objets museaux ou d’organiser une exposition plus rapidement.

Pour mener à bien cette mission, Naoned bénéficie déjà de l’expérience d’une centaine de clients parmi les centres de gestion d’archives français auquel il fournit depuis plusieurs années des Systèmes de Gestion des Archives qui laisse à penser qu’il dispose d’un sérieux savoir-faire en vue du développement de ce nouvel outil de gestion numérique adapté cette fois aux musées. D’ailleurs, dès 2013 la brique portail web et gestion des archives de Naoned avait déjà intéressé certains musées ayant d’imposantes collections comme le Musée du Quai Branly ou les Musées de la ville de Marseille en 2014. Concernant ce dernier, l’adoption de Mnesys, l’outil de Naoned a d’ailleurs l’occasion de réunir les archives des différents musées de la ville de Marseille autour d’un unique portail de valorisation réalisé par Naoned. Il manquait toutefois à Naoned le fait de pouvoir proposer aux musées un outil totalement adapté à la gestion des collections d’objets exposés dans les musées. A partir de l’automne 2015, cette nouvelle plateforme SGM prend peu à peu forme avec comme premier testeur le musée d’histoire de Nantes.

1- Design Thinking autour des besoins métiers

Le Design thinking (©exploraTOWNium)Les métiers de la médiation culturelle ou la régie d’expositions fonctionnent selon des process différents de ceux de la gestion des archives numériques. La notice associée à une archive n’a par exemple pas la même finalité qu’un cartel d’exposition qui doit avant tout être rédigé dans différentes langues et selon différents publics comme les enfants, les handicapés, etc. Autre hiatus à dépasser entre métiers de l’archive et de la muséograhie, une archive au sein d’un musée est le plus souvent considérée comme une partie du dossier d’œuvre au même titre que des documents bibliographiques, mais pas comme l’œuvre elle-même dans sa version numérique. Par conséquent, Naoned a dû pratiquement concevoir une nouvelle méthode de saisine des objets muséaux.

Afin de cerner au plus près les besoins des futurs utilisateurs, Naoned a procédé avec méthode en s’appuyant sur les principes du Design Thinking. Elle a réalisé dans un premier temps des interviews de professionnels de la médiation culturelle, dont une dizaine travaillant au sein même du musée d’histoire de Nantes, ainsi que d’autres professionnels travaillant dans d’autres musées comme le Musée du Quai Branly, les Musées d’Angers, le Château de Versailles, le Muséum d’Histoire Naturelle de Paris ou encore le Musée des Beaux-Arts de Nantes. Ainsi, une trentaine de personnes représentant douze métiers ont participé à l’étude. Ces interviews très riches ont permis de détailler les contraintes et spécificités métiers. Une fois les retours d’entretiens collectés, Naoned a procédé à l’extraction de toutes les tâches identifiées, qu’il s’agisse de tâches réalisées dans un logiciel de gestion muséal ou hors de ceux-ci. Un code couleur a été attribué à chaque typologie de tâche de façon à pouvoir faire ressortir les pratiques similaires des différents métiers. Les métiers ayant plusieurs tâches similaires ont pu de la sorte être rapprochés autour de « personas ».

2- Définition des « personas »

PersonnaeA partir d’éléments issus des questionnaires et non à partir d’extrapolations, Naoned a pu créer rapidement un certain nombre de personas, c’est à dire des archétypes d’utilisateurs se regroupant autour d’usages communs et auquel il est ensuite possible de se référer pour détailler les workflows et cas d’usage autour de la gestion des collections numérisées. Naoned a pu dès lors décrire tous les parcours métier au sein d’une carte heuristique précise permettant d’avoir une représentation visuelle de l’ensemble des interactions entre les fonctions au sein des flux de travail et de toutes les interactions devant apparaître au sein du futur logiciel de gestion des collections numériques. A noter, qu’au cœur des personas aucune place n’a été laissée à l’interprétation d’un métier ou d’un ensemble de tâches. Ceci dans un souci omniprésent d’être le plus proche possible des utilisateurs dans leurs pratiques quotidiennes.

3- Des scénarios d’usage élaborés

A partir des personas et du tableau de bord des tâches, Naoned a réalisé des schémas de cas d’usage, comme autant de traduction des tâches en fonctionnalités logicielles. Cette première étape effectuée autour des grands axes du futur soft, comme la méthode recherche au sein des notices, l’espace personnel, le journal d’activité… permet de rentrer dans le détail fin des spécifications fonctionnelles de chaque persona. Ces spécifications fonctionnelles peuvent faire jusqu’à 30 pages et aller jusqu’à l’ébauche d’une maquette graphique, afin de placer les menus et boutons dans les futures pages. Pour la suppression d’une notice bibliographie par exemple, les maquettes fonctionnelles devaient pouvoir prendre en considération des cas de redondance d’un même ouvrage dans la base de données d’un logiciel métier comme Koha et le SGM en cours de développement lors du récolement de la bibliothèque, mais sous des références différentes.

 4- Importance du choix des frameworks de développement en amont

angularjs-bootstrapA partir de l’été 2014, parallèlement à la réalisation de ces maquettes fonctionnelles, l’équipe projet de Naoned s’est penchée avec un groupe resserré d’experts du musée d’histoire de Nantes sur les grands choix techniques en anticipant au maximum les choix en matière de développement informatique à partir des premiers éléments de fonctionnalités souhaités par le client : le framework de développement (Cake PHP, Symphony,…), la technologie de base de données, la gestion des droits, la sécurisation, le choix de l’interface utilisateur comme AngularJS (NDLR : framework JavaScript libre développé par Google qui étend le HTML traditionnel pour servir le contenu dynamique de façon améliorée) ou du Front End comme Boostrap (NDLR : ensemble de codes HTML et CSS qui structure le contenus de manière modulaire et adaptée aux terminaux mobiles). A l’intérieur de cette première phase, six mois d’échanges ont également été nécessaires en vue de définir les modules Front End du Système de Gestion Muséal à raison d’une réunion mensuelle de validation des champs normatifs et des champs liés à un besoin de recherche et de navigation. A l’issue de ce cahier des charges terminé durant l’été 2015, le développement de l’interface a débuté et sera mise à la disposition du client qui pourra suivre les itérations du logiciel. Naoned note d’ailleurs que le partenariat très étroit avec le musée d’histoire de Nantes lui a permis de disposer d’ores et déjà d’une base de fonctionnalités très élaborée de SGM qu’il sera possible de décliner pour d’autres institutions.

5 – Mise à disposition d’une maquette de test durant l’automne 2015

sprintUne fois ce gros travail préparatoire réalisé, Naoned entame la programmation informatique proprement dite en mode agile via des « sprints » de 2 semaines autour de quelques fonctionnalités à implémenter et après un jalon de tests, recommence un nouveau sprint. A noter qu’à mi-parcours, à l’issue de la phase préparatoire d’un an en compagnie du comité d’experts scientifiques délégué par le musée d’histoire de Nantes, Naoned a confronté ses choix techniques avec les professionnels sondés au début du projet, afin de vérifier la validité des choix auprès des différents services concernés.

6- Donner un accès efficace aux dossiers d’œuvre pléthoriques

Parmi les priorités du SGM mis en place par Naoned autour des objets muséaux, la conception d’un outil performant de recherche et de restitution des médias était une priorité. Le musée d’histoire de Nantes, comme beaucoup d’autres musées, a en effet agrégé une multitude de médias différents autour de la vie de l’objet qui vont des images photo aux images 3D en passant par les articles de sites internet, les livres, la restauration de l’objet… Dès lors, l’important était que l’utilisateur du SGM  puisse voir d’emblée l’ensemble de l’arborescence des médias créés autour d’un même objet, Ensuite, soit il est possible de donner un accès direct dans Mnesys à ce média via un « visualiseur », soit Naoned propose de lier le média à un serveur via une référence externe. L’objectif visé est aussi de disposer non plus seulement d’un récolement des documents archivés, mais d’un module de visualisation rapide de l’ensemble de l’historique de la vie d’un objet muséal (ses restaurations, ses ajouts et modifications de notices historiques, ses différentes expositions dans différents musées…).

7 – Assurer l’interopérabilité via des API… quand elles existent

APINaonedLors de cette phase de mise en production, Naoned fait aussi valoir son savoir-faire d’agrégateur de technologies web en assurant l’interopérabilité avec des logiciels existants comme Koha très présent dans le domaine de la gestion des bibliothèques. L’interopérabilité avec Koha va permettre d’enrichir dynamiquement le dossier d’oeuvre par des notices bibliographiques des objets muséaux. Si le soft Koha dispose de sa propre API bien documentée, il est parfois nécessaire de faire un travail de recherche en vue de s’interfacer avec des logiciels moins connus comme un outil de monitoring du taux d’hygrométrie dans les salles de conservation des collections d’objets muséaux. De même, Naoned prépare actuellement une API à la solution Mnesys dédiée à la gestion des collections, afin de pouvoir envoyer des informations.

8 – Intégrer le Linked Open Data

De même, à ce stade Naoned intègre des notions de Linked Open Data et de web sémantique. Cela passe par le respect d’un schéma interne et acceptation de schémas de données externes. Cela passe aussi par la mise en conformité des images et des données textuelles associées aux objets  muséaux avec le format de nomenclature permettant l’export des fichiers vers Joconde, la base de données ouverte mise en place par le ministère de la culture et de la Communication en vue de valoriser les collections de musées de France. En cela, la déjà longue expérience de Naoned en matière de participation aux travaux de normalisation des archives (Iso, Europeana) et aux projets de recherche furent également un atout de taille.

9 – Reprise des données existantes

Une fois le logiciel défini, la phase essentielle consistera dans la reprise des données.

10- Implémentation sur la plateforme SaaS et gestion des communautés d’utilisateurs

Concernant l’hébergement des applications développées par Naoned, la vision de Naoned consiste comme beaucoup d’éditeurs logiciels, à inciter ses clients à adopter le mode SaaS (Software as a Service). Aujourd’hui déjà sur la centaine de clients de l’éditeur nantais une quarantaine d’institutions d’archivage consultent leurs archives en ligne à partir des serveurs de Naoned et la tendance se renforce, car cela simplifie grandement le travail des DSI au sein des institutions. L’avantage du mode SaaS réside surtout dans la facilité des montées de version de Mensys qui sont dès lors automatiques et sans impact sur le travail quotidien des institutions d’archivage. Mais, Au-delà des contraintes de mises à jour logicielles, Naoned prend un soin tout particulier à animer sa communauté d’utilisateurs via des manuels en ligne, des tutoriels vidéo. Les principaux tutos sont réalisés par l’éditeur, mais d’ici peu les utilisateurs de Mnesys pourront rajouter des annotations et commentaires sur ces tutos et surtout les utilisateurs pourront eux-mêmes réaliser leur propres vidéos d’explication. L’avantage d’une telle démarche participative tient aussi au fait que la communauté de clients s’autorégule vis-à-vis de l’évolution des fonctionnalités du service en ligne. En effet, chaque année, Naoned reçoit 300 demandes d’amélioration sur l’ensemble de ses socles logiciels. Chaque module mnesys étant géré par trois développeurs, Naoned est donc obligé de faire des arbitrages en se concentrant durant l’année écoulée par exemple sur 80 évolutions qui auront été au préalable jugées comme prioritaires par l’ensemble de la communauté d’utilisateurs. Pour aller encore plus loin dans cette démarche, Naoned est aussi en train de mettre en place des “focus groupe” dans lesquels les utilisateurs les plus motivés vont pouvoir participer aux évolutions de Mensys selon un processus de co-création.

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Marc Bourhis

IstoryLab est un site de partage d’informations que je suis amené à récolter dans le cadre de mon activité consacrée à l’innovation numérique dans les domaines de la préservation et de la valorisation des patrimoines, de la médiation culturelle sur le web ou sous forme d’applications mobiles, in situ dans les musées ou les lieux touristiques … Ces informations vous permettrons, je l’espère, de décrypter les nouveaux scénarii d’usage des innovations numériques.

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