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Régles de base de la conservation des archives audiovisuelles numérisées

Régles de base de la conservation des archives audiovisuelles numérisées

La numérisation et la dématérialisation des contenus a engendré en quelques années une décorrélation entre le contenu et son support de stockage ainsi que l’émergence de nombreuses transformations opérées sur un même contenu tout au long de sa vie. Le fichier est devenu une chrysalide qui prend différentes formes suivant qu’on cherche à le sécuriser, l’exploiter ou le conserver à long terme. Dans cet article, nous vous proposons une première approche des règles développées ces dernières années par des organismes comme la CST ou la FICAM qui vise à promouvoir des bonnes pratiques en matière de conservation des archives audiovisuelles numérisées. Nous aurons l’occasion de développer certaines de ces règles dans nos futures dossiers thématiques.

  • Eléments numériques et fichiers à conserver

Un ayant-droit doit choisir la nature des éléments numériques d’une oeuvre qu’il souhaite conserver (SD/HD, signal compressé ou non, avec perte sans perte visuelle, versions linguistiques, informations associées au contenu…) et le standard de qualité du fichier master (packagé ou non) qu’il va conserver. Il est conseillé de privilégier la conservation suivant un système de compression-décompression (codec) standardisé et non-propriétaire.

  • Durée de conservation et effacement

Le contrat de services doit prévoir la durée de conservation des fichiers et les conditions techniques d’effacement de ceux-ci à l’issue du contrat ou en cas de rupture du contrat avant le terme.

  • Le nombre de copies de sauvegarde

Le contrat devra précise le nombre de copie de fichiers conservés. Quel que soit le support de stockage numérique utilisé, il est préconisé a minima deux (voire trois) copies de sauvegarde et leur localisation dans des lieux différents.

  • Indexation technique des fichiers

à ce stade, le contrat de service doit comprendre un principe d’indexation des fichiers suivant une nomenclature harmonisée a minima sur l’ensemble du catalogue de films de l’ayant droits. L’indexation doit préciser sur le plan technique le nom des fichiers, leur contenu, leur poids, et le checksum (la somme de contrôle qui atteste au bit près que les données figurent bien sur le support de stockage).

  • Support de stockage et méthodologie de migration

Le contrat de service de conservation court et moyen terme doit définir le choix des supports et leurs caractéristiques techniques, en assurant une cohérence entre la méthodologie de migration des médias d’un support à l’autre et la longévité du support.

  • Contrôle de l’intégrité des fichiers

Le contrat de conservation à court et moyen terme doit comporter une procédure de contrôle de l’intégrité des fichiers stockés via un checksum périodique (somme de contrôle des données sans vérification visuelle du contenu des fichiers, sauf demande expresse de l’ayant droit). Le prestataire doit être en mesure de fournir à son client un rapport technique sur ce contrôle d’intégrité.

  • Conditions physiques de conservation

Le contrat doit préciser les conditions physiques de conservation des supports numériques (sécurité physique des lieux, environnement stable, température modérée, hygrométrie limitée, climatisation optimisée, faible présence de poussières, faible niveaux d’électricité statique…).

  • Le contrôle d’accès et gestion des droits

Le contrat doit prévoir un contrôle des accès aux données et une gestion de ces droits d’accès de manière sécurisée sur le plan technique et humain.

  • Sécurisation et garanties en cascade

Le contrat du prestataire doit délimiter les conditions de responsabilité directe ou indirecte (en cas de sous-traitance) du ou des prestataire(s) technique(s). Il devra garantir notamment que les conditions de sécurisation des fichiers sont suffisantes, eu égard à la délégation de service inévitable quand on mutualise des espaces de stockage en mode STaaS au sein d’un Datacenter ou du cloud computing. Les fournisseurs de services STaaS doivent en outre mentionner contractuellement la localisation des oeuvres et si certains clients le demande proposer un service de cloisonnement des données.

  • Conditions de transfert des oeuvres

Les conditions de sortie et de transfert des données doivent être étudiées avec la plus grande attention, en particulier les délais de sortie des fichiers, les conditions de leur transfert vers une autre plateforme, le respect de l’arborescence des éléments conservés et de leur reconstitution à l’identique de la source lors du désarchivage.[:en]Scanning and digitization of contents has resulted after few years a decorrelation between the content and its storage media and the emergence of many transformations operated on the same content during his life. The file became a chrysalis that takes different forms according to safety, operating or preservation in time. In this article, we offer a first approach to the rules developed in recent years by organizations such as CST or FICAM which aims to promote good practices in the conservation of digitized audiovisual archives. We will have the opportunity to develop some of these rules in future thematic reports.

  • Digital Elements and files kept

A copyright holder must choose the nature of the digital elements of a work that he wishes to keep (SD / HD, compressed signal or not, with lossless visual loss, language versions, information related to the content …) and the quality standard of master file (packaged or not) that he will keep a long time. One advises to give priority to conservation following a compression-decompression system (codec) standardized and non-proprietary.

  • Retention and erasure periods

The service contract must provide the file storage life and the erasing technical conditions of these at the end of the contract or in case of resiliation of contract before the end.

  • The number of backup copies

The contract shall specify the number of copies of stored files. Whatever digital storage medium used, one recommends to have minimum two (or three) backup copies and their location in different places.

Technical indexing Files

At this stage, the service agreement should include the principle of indexing files following a harmonized classification method with the the movie rights catalog. The indexing method must specify technically the file name, their content, weight, and checksum (checksum attesting bit-although the data found on the storage medium).

  • Storage medium and migration method

The short and medium term service contract must define the choice of materials and technical characteristics, ensuring coherence between media migration method from one medium to another and the durability of the media.

Checking file integrity

Short conservation and medium term agreement should include an integrity control process of the file stored thanks to periodic checksum (checksum data without visually checking the contents of the files, unless specifically requested by the claimant). The provider must be able to provide the customer with a technical report on the integrity check.

  • Physical storage conditions

The contract must specify the physical conditions of preservation of digital media (physical site security stable, moderate temperature, humidity Limited, optimized cooling, low presence of dust, low levels of static electricity …).

The control access and rights management

The contract shall include a check of data access and a access rights management with a technical and human level of safety.

  • Security and delegate responsability

The provider of the contract must define the conditions for direct or indirect responsibilities (for subcontracting) or the technical service providers. It will notably ensure that the files of security conditions are sufficient, given the inevitable delegation of services when storage spaces are mutualized in STaaS within a data center or cloud computing. Staas service providers must also mention the contract and location of works if some customers ask, propose a data partitioning service.

  • Conditions of transfer of works

The conditions of release and transfer data must be studied with great attention, especially the output files periods, the conditions of their transfer to another platform must respect the repository method and their reconstruction as reference when unpacking.

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About The Author

Marc Bourhis

IstoryLab est un site de partage d’informations que je suis amené à récolter dans le cadre de mon activité consacrée à l’innovation numérique dans les domaines de la préservation et de la valorisation des patrimoines, de la médiation culturelle sur le web ou sous forme d’applications mobiles, in situ dans les musées ou les lieux touristiques … Ces informations vous permettrons, je l’espère, de décrypter les nouveaux scénarii d’usage des innovations numériques.

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